Anonimizacja wywiadów badawczych a RODO, praktyczny przewodnik

Wywiad to zbiór danych osobowych, nawet jeśli nikt nie podaje nazwiska. Warto wiedzieć, co i kiedy usuwać oraz jak to udokumentować.

Dlaczego wywiad zawiera dane osobowe

Dane osobowe to nie tylko imię i nazwisko. Respondent może zostać rozpoznany po głosie w nagraniu, nazwie pracodawcy, stanowisku, miejscowości, szkole dzieci, rzadkiej chorobie albo połączeniu kilku takich szczegółów. W badaniach jakościowych, gdzie ludzie opowiadają o życiu i pracy, takich informacji jest wyjątkowo dużo.

Do tego dochodzą kategorie danych szczególnych, jak zdrowie, poglądy polityczne, wyznanie czy orientacja. Wywiady o doświadczeniach pacjentów, relacjach w pracy lub przekonaniach często ich dotykają, dlatego wymagają ostrożniejszego postępowania i jasnej podstawy przetwarzania, zwykle w postaci świadomej zgody respondenta.

Anonimizacja i pseudonimizacja, dwie różne rzeczy

Anonimizacja oznacza takie przetworzenie danych, że nie da się ustalić tożsamości osoby, nawet z użyciem dodatkowych informacji. Pseudonimizacja zamienia dane identyfikujące na oznaczenia, na przykład R3, ale istnieje klucz, który pozwala wrócić do osoby. Dane spseudonimizowane nadal są danymi osobowymi i podlegają zasadom ochrony.

W badaniach jakościowych najczęściej stosuje się pseudonimizację, bo badacz musi mieć możliwość wrócić do respondenta, na przykład w badaniach wieloetapowych lub gdy ktoś wycofa zgodę. Klucz oznaczeń przechowuj osobno od transkrypcji, z ograniczonym dostępem, i zapisz w dokumentacji, kto może go użyć. Pełna anonimizacja wchodzi w grę wtedy, gdy materiał ma być publiczny.

Co usuwać z transkrypcji

Zacznij od oczywistych elementów: imiona i nazwiska, adresy, numery telefonów, adresy e-mail, nazwy firm i instytucji, nazwy miejscowości mniejszych niż duże miasto. Zamieniaj je w nawiasach kwadratowych na neutralne opisy, na przykład [imię], [firma z branży logistycznej], [miasto powiatowe], tak by sens wypowiedzi pozostał czytelny.

Następnie przejrzyj szczegóły pośrednie: daty zdarzeń, rzadkie stanowiska, nietypowe wydarzenia z życia. Jeśli kilka takich informacji naraz pozwala wskazać osobę, trzeba je uogólnić albo usunąć. Narzędzie do anonimizacji wywiadów podpowiada miejsca z danymi osobowymi, ale badacz zatwierdza każdą zmianę, bo tylko on wie, co jest istotne dla analizy.

Anonimizacja nagrań i plików źródłowych

Nagranie audio zawiera głos, a wideo także twarz, dlatego bywa trudniejsze do zanonimizowania niż tekst. Najbezpieczniej jest zachować nagranie tylko tak długo, jak jest potrzebne do weryfikacji transkrypcji, a potem je usunąć zgodnie z zasadami opisanymi w informacji dla respondenta. Okres przechowywania wpisz do dokumentacji projektu na początku badania.

Pamiętaj o plikach pośrednich: kopiach roboczych, notatkach z terenu, arkuszach z danymi kontaktowymi. Każdy z nich może zawierać dane, które po usunięciu z transkrypcji nadal wiszą w innym miejscu. Zasady ochrony nagrań w naszej usłudze opisujemy na stronie o bezpieczeństwie.

Zgoda i informacja dla respondenta

Przed wywiadem respondent powinien dowiedzieć się, kto jest administratorem danych, w jakim celu nagranie jest zbierane, jak długo będzie przechowywane, kto będzie miał do niego dostęp oraz jakie ma prawa, w tym prawo do wycofania zgody. Informację podaj prostym językiem, najlepiej na jednej stronie, i poproś o zgodę na piśmie lub nagraj ją na początku rozmowy.

Jeśli materiał ma trafić do klienta lub zleceniodawcy, powiedz o tym wprost. Jeśli ma być użyty w publikacji, zapytaj osobno o zgodę na cytowanie. W projektach realizowanych dla zewnętrznych podmiotów warto uregulować role stron w umowie, w tym powierzenie przetwarzania. Szczegóły prawne konsultuj z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych w swojej organizacji, bo każdy projekt ma inne ramy.

Dobra praktyka w pracy zespołu

Najlepiej anonimizować transkrypcje zanim trafią do szerszego grona. Badacz, który przeprowadził wywiad, widzi pełne dane, a analitycy, recenzenci i klient pracują już na wersji z pseudonimami. Zmniejsza to liczbę osób mających dostęp do danych identyfikujących i upraszcza dokumentację.

Zapisz w protokole badania, jakie reguły anonimizacji obowiązują, i stosuj je jednakowo do wszystkich wywiadów. Przy pracy nad pracą dyplomową zobacz też wpis o transkrypcji wywiadu do pracy magisterskiej. Plan Agencja, 999 zł netto miesięcznie, obejmuje umowę powierzenia danych, a porównanie planów znajdziesz w cenniku.